Obsługa zamówień jest bardzo newralgicznym punktem w prowadzeniu biznesu. Zarówno zamówienia do dostawców jak i od klientów muszą przebiegać w sposób płynny i sprawny. Nie mniej ważna jest też optymalizacja procesu. Oczywistym wsparciem są programy do zamówień.
Zarządzanie i kontrola
Program do zamówień ma za zadanie umożliwić zarządzenie procesem zamawiania od momentu jego zainicjowania do wydania/przyjęcia towaru. Na każdym etapie musi być także monitoring.
Jedną z ważniejszych możliwości, jakie dają programy do obsługi zamówień jest możliwość częściowej automatyzacji. To znaczy część standardowych zamówień może być inicjowana bez udziału pracownika (ale oczywiście nadal podlega zatwierdzeniu przez osoby akceptujące zamówienia). Można ustawić warunki, po spełnieniu których zamówienie jest generowane. Może to zależeć od wysokości stoków w magazynie, liczby zamówień od klientów czy od ustalonych kwot na obrót z danym dostawcą.
Optymalizacja
Program do zamówień daje olbrzymie możliwości optymalizacji i to niemal na każdym etapie. Przede wszystkim pozwala na konsolidowanie mniejszych zamówień w jedno większe, co umożliwia obniżenie kosztów zakupu i transportu. Poza tym dzięki aplikacji można usunąć powtórki z różnych zamówień, więc nie dubluje się ich.
Każdy program do zamówień jest jednocześnie aktualną i stale rozwijaną bazą danych o kontrahentach i produktach. Każdy daje możliwość różnego rodzaju analiz i raportów. Takie dane są bezcenne jeśli chodzi o bieżące relacje z partnerami biznesowymi ale i umożliwiają opracowanie długofalowych strategii zakupowych.
Systemy zamówień najczęściej łączą się z systemem magazynowym, dzięki czemu zaakceptowane zamówienia mogą być od razu przekładana na dokumenty magazynowe, co pozwala na skuteczne zarządzanie stokami.
Oprogramowanie dla firmy musi być ze sobą kompatybilne, warto więc zwracać uwagę na to, czy programy do zamówień będą w stanie współpracować np. z programem księgowym. Jeśli nawet początkowo wydaje się to zbędne, to dobrze mieć otwartą drogę i taką możliwość.